O ponto chave para o sucesso de qualquer bar ou restaurante é a administração como um todo. E hoje falaremos sobre o Controle de Estoque dentro do seu negócio.
O controle de estoque é sem dúvidas o maior desafio para quem está começando um novo negócio.
Como saber a quantidade de produtos que serão vendidos nos próximos dias?
Quais produtos venderão mais?
E como satisfazer a todos os clientes utilizando apenas o estoque?
Estas são algumas das soluções que o controle de estoque poderá lhe oferecer.
E conhecendo o seu negócio você poderá comprar a quantidade certa, negociar o melhor preço possível e evitar o desperdício, assim obtendo mais lucros no seu bar ou restaurante.
Neste artigo, falarei mais sobre a importância de ter um controle de estoque eficiente no seu restaurante, através de dicas práticas para que você possa aumentar o seu faturamento! Vem comigo?
Você deve estar se perguntando: Como controlar um estoque de uma cozinha de restaurante com tantos ingredientes que podem existir? Então, a maioria dos gestores de restaurantes simplesmente decidem que é muito difícil e já desistem mesmo antes de começar. Outros, começam o processo, mas tentam controlar tudo até grão de sal e percebem que eles estão indo para uma estrada que não leva para nenhum lugar, e eventualmente, desistem. Mas não é impossível e porém deve haver um esforço para conseguir controlar o estoque de uma cozinha de restaurante.
O processo de administração de suprimento é dinâmico e complexo, envolve várias etapas e uma grande quantidade de informações e de tomada de decisões.
O fluxograma a seguir representa o processo administrativo envolvido na logística de suprimentos:
Implementar controle de estoque em sua cozinha é um processo passo a passo. E como você pôde observar no fluxograma acima, tudo se inicia com a escolha do seu cardápio e o próximo passo é:
1) Elaborar uma ficha técnica para todos os pratos e drinks do cardápio do seu restaurante
Após montar o cardápio do seu bar ou restaurante, é fundamental saber como cada item do seu cardápio é composto. Isso pode ser feito em seu sistema de gerenciamento de estoque ou se você não tiver um, então você pode usar uma planilha de ficha técnica para calculá-lo.
Existem vários modelos de Ficha Técnica para Restaurante, você deve escolher o modelo que mais se adapta ao seu negócio. A ficha técnica é um documento imprescindível em qualquer cozinha de restaurante e quanto maior for o grau de precisão da mesma, mais fácil tende a ficar a administração do negócio.
Uma das maiores dificuldades encontradas pelo dono ou gestor de um restaurante, bar ou qualquer outro negócio no Segmento de Alimentação & Bebidas é conseguir quantificar os custos de sua produção.
Conhecer a margem real de lucro só é possível se você conhecer seu custo efetivo. Restaurantes bem sucedidos e grandes redes de franquia conseguem ter sucesso no mercado de alimentação por possuírem um sistema eficiente de controle dos seus custos.
O processo basicamente consiste em saber o custo de cada ingrediente, a quantidade do ingrediente que vai para o item do cardápio do seu restaurante e, em seguida, adicionar todos estes dados em uma planilha para se obter o custo total da refeição.
Mas Ficha Técnica Operacional e Gerencial é um tema de um outro artigo meu, se você ainda não leu (Clique Aqui e entenda melhor a respeito de Ficha Técnica).
Agora com a informação de todos os custos dos pratos do cardápio do seu restaurante podemos passar para os próximos passos.
2) Levante estatísticas de movimentação do seu bar ou restaurante
Crie uma rotina para fazer estatísticas mensais ou semanais, de acordo com a sua necessidade, sobre as vendas dos pratos e drinks. Quais pratos vendem mais e qual a quantidade? Quais pratos vendem menos? Em qual período do ano, eu vendo mais o prato X ou Y? Um restaurante, por exemplo, venderá mais pratos sofisticados em vésperas de feriados e finais de semana. Sendo necessário aumentar o estoque de frutos do mar, vinhos importados para estas datas. Já os ingredientes de sobremesa e pratos quentes são mais utilizados no inverno. Uma má administração do estoque do restaurante poderá levá-lo a uma perda de valor de mercado ou até mesmo a falência .
Depois de todo esse levantamento de dados, o que fazer com eles?
Agora é hora de estudar o seu negócio e definir as quantidades mínimas e máximas de cada produto do estoque do seu restaurante.
Com o tempo você vai perceber que existe uma maneira simples e eficaz de fazer a gestão dos estoque: a “regra 20/80”. “Esse método diz que 20% dos seus produtos são responsáveis por 80% da sua lucratividade”, e com isso em mente, o empreendedor pode focar na gestão de seus produtos mais lucrativos caso não tenha tempo para se debruçar sobre o controle de todo o estoque.
Do ponto de vista financeiro, o estoque deve ser reduzido para diminuir o capital investido.
3) Mas afinal, você sabe por que deve manter um estoque no seu restaurante?
Você como proprietário ou gestor de um bar ou restaurante não quer perder venda ou diminuir o seu ticket médio porque o ingrediente para produzir determinado prato acabou no meio do expediente, né?
Mas também não quer ter desperdício com alimentos sendo jogados fora, porque venceram ou estragaram por serem perecíveis. E por isso existem três tipos de estoque, mas a tendência é trabalhar somente com o estoque mínimo, (just in time) suficiente para a produção de poucos dias.
– Estoque Mínimo: também chamado de estoque de segurança, de proteção ou reserva. É a menor quantidade de insumos que devem existir no estoque do seu bar ou restaurante, para prevenir qualquer eventualidade ou situação de emergência provocada pelo consumo anormal de determinando prato ou drink do seu restaurante. O estoque mínimo do seu restaurante deve ser calculado levando-se em conta o consumo médio, e os dias necessários para a entrega do produto.
Estoque mínimo = Prazo de Reposição de Emergência x Consumo Médio
Você já ouviu falar do termo: Estoque Just in Time?
Se nunca ouviu falar, assista o vídeo onde eu falo sobre esse tema tão importante para o controle de estoque de um bar ou restaurante.
Agora que você já entendeu o que significa Estoque Just in Time vamos continuar com o artigo!
– Estoque Médio: é o nível médio do estoque, no qual as operações de suprimento e consumo se realizam. Considera-se geralmente como sendo 50% da quantidade a pedir, mais o estoque mínimo.
– Estoque Máximo: é a maior quantidade de insumos que deverá existir no restaurante, para garantir o consumo até o tempo de recebimento do próximo lote de reposição. É o nível acima do qual o restaurante não pretende operar, sob pena de estar desperdiçando recursos investidos em insumos e ingredientes e dificultando a administração e o controle do estoque do restaurante. O estoque máximo é calculado por meio de:
a) necessidade e programação de pedidos;
b) recursos financeiros disponíveis;
c) espaço para armazenamento;
Os estoques mínimo e máximo funcionam sempre como níveis de alerta; por meio deles, o administrador do restaurante estará permanentemente corrigindo, redimensionando, adaptando o seu estoque para a otimização do atendimento.
Estoque máximo = Estoque mínimo + Lote de compras
Previsão de Compras = per capita líquido x fator de correção x número de refeições x frequência de utilização – quantidade eventual de estoque + estoque mínimo
Não esqueça que a análise do estoque de um restaurante deve ser feita com base na rotatividade de cada item do cardápio e o tempo de vencimento de cada item.
Alimentos como carnes e laticínios precisam girar mais rápido do que grãos e farináceos, por exemplo. Isso significa que na hora de idealizar o estoque é preciso ter esse tipo de informação em mente para não jogar comida fora ou ficar sem o insumo na hora de preparar o prato que o cliente pediu.
Como a demanda pode aumentar ou diminuir durante o ano, é preciso que o gestor do estoque esteja bem alinhado com a cozinha, para saber quais itens estão em alta e quais podem ser reduzidos.
Agora que você já entendeu o que é estoque mínimo, médio e máximo e com isso pode se programar para iniciar o processo de compras, que também é algo muito importante, mas isso é assunto para outro artigo. Saiba mais sobre Como Controlar as Compras no seu Restaurante.
4) Controle a Entrada de Mercadorias no Estoque do seu Restaurante
Conheço muitos proprietários ou gerentes de restaurantes, que não conferem a entrada de mercadorias. É muito importante conferir a mercadoria recebida, devem ser conferidos e registrados os dados relativos à data de entrega, quantidade e padrão e qualidade das mercadorias, dados esses imprescindíveis para posterior avaliação do desempenho do fornecedor.
Após a recepção , as mercadorias deverão ser higienizadas, e em seguida, armazenadas em condições favoráveis à sua conservação.
Após conferência e armazenamento cabe ao responsável, o registro da entrada da mercadoria no estoque. Hoje em dia existem diversos softwares no mercado que ajudam e muito nesse controle, ou ainda planilhas que podem auxiliar estabelecimentos menores que não utilizam esses softwares.
No vídeo a seguir eu falo sobre 3 Dicas para você ter uma Gestão de Estoque Eficiente no seu Bar ou Restaurante
Antes de continuar o artigo eu convido você a se inscrever em meu Canal do Youtube, onde semanalmente eu posto vídeos dando dicas de Gestão voltados para o Segmento de Alimentação & Bebidas.
Agora que você já se inscreveu em meu canal e assistiu o vídeo, vamos continuar com o artigo.
5) Classifique os Insumos do Estoque do seu Restaurante
É muito importante que após as compras você guarde todas a notas e cupons de compras pois vai facilitar para que tenha um controle maior do estoque do seu restaurante. Pode ser um pouco trabalhoso no início, mas garanto que será recompensado ao se ter tudo controlado. Classifique os insumos do seu bar ou restaurante, seja para facilitar a busca ou te ajudar a identificar as mercadorias que estão em falta ou em excesso, a classificação sempre será uma forte aliada no dia a dia.
Certamente existem diferentes tipos de alimentos em seu estoque como legumes, verduras, produtos não perecíveis, etc. Separá-los é fundamental para preservar suas características, evitando a mistura de cheiros e contaminações, por exemplo.
6) Espaço Físico para Estoque do seu Bar ou Restaurante
Um erro muito comum dos restaurantes quando adquirem produtos dos fornecedores é o de querer aproveitar o menor preço e os descontos. É claro que estocar grandes quantidades de produto parece ser uma ótima ideia, mas quando a mercadoria chega… Onde guardar tudo isso? Há o perigo de perder esses produtos por conta do mau armazenamento e até mesmo prazo de validade. Atenção então ao tamanho físico do estoque seco, como das geladeiras e freezers.
7) Limpeza do Estoque do seu Bar ou Restaurante
Mantenha o estoque sempre limpo para deixar os mantimentos livres da umidade, contaminações, insetos e, consequentemente, problemas com a Vigilância Sanitária. Organize seu estoque de maneira que seja possível fazer uma limpeza adequada com frequência. Nada de amontoar, empilhar, deixar no chão ou próximo de lugares úmidos ou com muita poeira. Não corra o risco de ter seu estoque considerado impróprio para consumo.
8) Organização do Estoque de Insumos Não Perecíveis do Restaurante
Para organizar o estoque de alimentos não perecíveis de seu restaurante o ideal é deixa-los em prateleiras, estantes, etc. O estoque não pode ficar em contato direto com o piso, deve ter um espaço que permita a circulação do ar entre os alimentos. Medidas sugeridas: 25 cm longe do chão, 60 cm longe do teto e 10 cm longe das paredes. Outra dica importante para alimentos secos ou não perecíveis é não retirar nada da embalagem de fábrica, pois esse material já foi pensado para acondicionar de maneira correta o alimento, além de conter a data de validade impressa nele. Os produtos de limpeza também devem ser guardados longe dos alimentos.
9) Armazenamento do Estoque de Insumos Perecíveis do Restaurante
Os alimentos perecíveis, logo após a sua chegada, devem ser acondicionados sob refrigeração, de acordo com a seguinte recomendação (CVS-5/2013).
a) Tempo e temperatura de armazenamento para alimentos congelados:
b) Tempo e temperatura de armazenamento para alimentos refrigerados:
10 Coloque os Insumos do Estoque do seu Restaurante por Ordem de Validade
Ao organizar o seu estoque, seja de alimentos perecíveis ou não perecíveis, sempre coloque o que vence primeiro na frente para que ele seja o primeiro a ser usado. Obedeça as datas de validade dos produtos e use os mais antigos por primeiro, e caso o alimento estiver vencido ele deve ir imediatamente para o lixo. Organize-os de maneira empilhada, alinhada, para aproveitar melhor o espaço e facilitar a visualização. Se houver a necessidade de retirá-los das embalagens originais, transfira para recipientes higienizados e etiquete com nome, data de validade, marca e data de fabricação.
11) Controle a Saída das Mercadorias do Estoque do seu Restaurante
Como é necessário controlar a entrada de mercadorias, devemos também controlar a saída e distribuição dessas mercadorias. Utilizando planilhas para auxiliar nessa tarefa, devemos anotar tudo que consumimos e que sai do estoque. Assim, no fechamento do mês, podemos utilizar essas informações e saber se o que estamos consumindo condiz com o que estamos vendendo. Podemos também encontrar ‘’vazamentos de mercadorias’’, ou seja, avaliar se estamos perdendo mercadorias por falta de utilização ou por roubos de ingredientes ou insumos do seu restaurante.
12) Faça Auditorias e Inventários no Estoque do seu Restaurante Regularmente
Fazer a contagem geral do estoque é uma tarefa, muitas vezes demorada e até mesmo trabalhosa e chata, porém vai deixar os números do seu estoque sempre atualizados e se algum erro nos processos de recebimento e distribuição de mercadorias estiver ocorrendo, ele será facilmente encontrado e rapidamente solucionado. Essa contagem total deve ser feita pelo menos uma vez ao mês e não deve ter data específica para acontecer, evitando assim que colaboradores mal intencionados possam manipular alguma coisa.
Outra vantagem de se fazer o inventário do estoque regularmente é que ele permite aos chef’s e cozinheiros a oportunidade de estimular a saída de algum produto que está com um estoque alto ou perto de vencer a sua data de validade. A criatividade da cozinha é um ótimo aliado contra o desperdício!
Crie histórico das contagens, seja através de softwares, planilhas ou mesmo manualmente permitindo acompanhar o aumento ou redução das quantidades em determinados períodos, desta forma, ajuda a entender o comportamento dos produtos dentro do estoque do seu restaurante.
13) Otimize o Processo de Controle de Estoque do seu Restaurante através de um Software de Gestão
A rotina do dia-a-dia de um bar ou um restaurante, é tão corrida e exaustiva que você pode estar pensando agora: Como eu vou controlar tudo isso?
Mas, a informatização veio para ajudar e hoje em dia existem muitos softwares de gestão de restaurantes no mercado que auxiliam muito bem essa questão de controle de estoque, assim como todo o histórico do ingrediente ou prato, onde na grande maioria lhe fornecem relatórios detalhados de estoque atual, custo do produto, quantidade vendida no mês e muitos outros dados. Com isso você fará o controle do estoque do seu restaurante mais facilmente e ainda conseguirá estar de olho na cozinha, no atendimento, no bem estar e na satisfação do seu cliente como um todo.
Uma última dica, é que você separe um tempo do seu dia ou semana, para se dedicar a revisão do estoque do seu restaurante.
Costumo dizer que quem tem mais lucro é quem controla melhor e não quem vende mais. Agora imagine, você vendendo bem e tendo um controle total dos processos do seu restaurante? Sucesso na certa!
Compartilhe comigo nos comentários aqui embaixo como você faz o controle do estoque do seu bar ou restaurante! Tem alguma dica que não citei nesse artigo que você considera importante, mas que não foi mencionada? Compartilhe comigo!
Se você ficou interessado e quer se aprofundar ainda mais no Controle de Estoque no seu Negócio Gastronômico, participe do meu TREINAMENTO ESTOQUE 360º e aprenda como controlar suas compras, aumentar sua margem de lucro, controlar desperdícios na sua produção e movimentação do seu estoque.